Google Calendar: o guia annieescreve da agenda digital

Eu tenho o hábito de usar agenda diariamente há muitos, muitos anos - desde a época em que as pessoas usam agendas para anotar não apenas as datas de prova e os requisitos do trabalho de história, mas também trechos dramáticos de música romântica e versinhos de amor para os crushes - que naquela época não tinham esse nome.


Por muitos anos usei agenda de papel, e não me incomodava em nada. Há muita gente que até hoje prefere agenda de papel e não há mal nenhum nisso. Inclusive, recentemente voltaram à moda os planners, bullet journals e tudo o mais, que nada mais são do que as velhas agendas de papel mais artesanais, customizadas e, bom, dá um pouco mais de trabalho. Pra quem gosta dessas coisas e se sente estimulado com isso, deve ser ótimo.

Pra quem precisa começar a organizar seus compromissos, parar de perder prazos e fazer a vida funcionar, pode não ser o ideal. Já há uns cinco anos eu passei a usar exclusivamente a agenda digital do Google, que eu considero ideal para quem precisa se acostumar com a ideia de uma agenda.

Por que é melhor que o papel?

Não é mais um trambolho que você precisa levar. A agenda mora na nuvem e pode ser acessada e editada pelo computador e pelo celular, que já é uma coisa que você carrega a todo lugar.

Seus dados estão salvos. Quem não tem o costume de carregar uma agenda pode acabar perdendo a bendita por aí, mas se você é destambelhado até com o celular... não tem problema. Seus compromissos estarão lá e você pode acessar de qualquer lugar.

É facilmente editável. Sabe quando a vida muda? A reunião é cancelada, a secretária do médico liga pra perguntar se pode adiantar a consulta em uma hora, aparece uma coisa mais importante e urgente e você precisa reprogramar tudo o que tinha naquele horário para encaixar esse imprevisto... Não tem problema.

Você não precisa gastar tempo com design, que uma coisa que me irrita um pouco com os bullet journals. Acho lindo e admiro quem tem a paciência, mas se eu vou gastar mais tempo para inserir um compromisso do que participando dele, já não acho produtivo, por mais bonitinho que fique no instagram.

Você pode acessar de qualquer lugar. Basta fazer login no Google. Não sei se já mencionei isso, mas acho importante.

Minhas funcionalidades preferidas

Abre parêntese. Antes de falar sobre o que eu mais gosto, eu preciso dizer que eu não uso todas as funções da ferramenta, não porque esteja subutilizando, mas simplesmente porque são tantas possibilidades, que tem coisas lá que eu não preciso e, por isso, ficam desativadas - por exemplo, é possível visualizar mais de um fuso horário, a previsão do tempo, ou utilizar em conjunto um calendário alternativo, por exemplo, o chinês, mas eu não uso essas coisas. Pode ser que uma das minhas funções preferidas seja inútil pra você. Não tem problema, isso não vai atrapalhar a sua usabilidade. Fecha parêntese.

Múltiplas agendas. Você pode criar agendas diferentes para contextos diferentes e se organizar melhor. Por exemplo, uma agenda só para compromissos pessoais e outra para reuniões de trabalho. As duas aparecerão na mesma tela com cores diferentes, ou você pode ocultar alguma delas se quiser, por exemplo, ter uma visão panorâmica mais limpa das suas reuniões durante o mês.

Agendas compartilhadas. A agenda do Google é ideal para quem precisa compartilhar compromissos com outras pessoas. É muito fácil compartilhar uma agenda com o marido, o sócio, colegas de trabalho/projeto... É aqui que o recurso de múltiplas agendas se torna mais interessante, porque limita os compromissos que você vai compartilhar. O acesso das outras pessoas à sua agenda é definido por você: edição ou apenas visualização.

Notificações. Usar a agenda implica adquirir dois hábitos: anotar e consultar. Muita gente deixa de usar a agenda porque nunca se lembra de olhar a agenda depois e acaba perdendo os compromissos, mesmo tendo anotado tudo. A agenda do Google permite que você configure um alerta, por email ou notificação no celular, para te lembrar desse compromisso minutos, horas, dias antes...

(Não-)padrão de visualização. Geralmente a agendas possuem um dia por página, ou uma semana... Eu gosto da visualização semanal, dá uma boa perspectiva de como estou usando o meu tempo e é a forma mais recomendada para quem usa o método GTD. Mas isso não quer dizer que eu sempre quero visualizar a semana inteira. Às vezes eu quero ver como está o mês. Ou o dia. Um fim de semana. Um período aleatório de treze dias. Tudo isso é possível. É muito fácil configurar. Essa liberdade é sensacional.

Dicas para usar a agenda

Se você não tem treze anos, não use a agenda para anotar recados, escrever letras de música, lista de tarefas ou o que você gostaria de fazer hoje. Agenda é para compromissos. Coloque na agenda tudo o que tem data, tudo o que tem prazo, tudo o que tem hora pra acontecer. Isso dá credibilidade às suas anotações. Se está na agenda é porque precisa ser feito.

Lembre-se dos deslocamentos. Não adianta marcar dois compromissos em lados opostos da cidade em horários subsequentes, você vai se atrasar. Acrescente o tempo de deslocamento quando estiver marcando os seus compromissos, ou pelo menos lembre-se de espaçá-los o suficiente para que sejam viáveis. Não adianta marcar uma agenda cheia de compromissos impossíveis de cumprir. Isso não é produtividade.

Não deixe pra depois. A ideia de carregar a agenda com você é justamente poder usar em qualquer lugar. Quando for marcar alguma coisa, abra a agenda, marque na hora, inclua todos os detalhes de que você vai precisar. Tirar as informações da cabeça é um alívio e a garantia de que você não vai esquecer. Está anotado.

Não é chato quando você está no meio de uma tarefa que vai demorar pelo menos mais uma hora e se lembra (ou é lembrado) de que precisa parar tudo para atender a um compromisso? Crie o hábito de verificar a agenda todos os dias, para poder planejar o seu dia conforme os compromissos marcados e se livrar das notificações (são úteis, mas uma chatice, né?).

Como eu uso minha agenda



Não existe um jeito certo de usar a agenda, existe o jeito ideal e adequado e esse jeito é único para cada pessoa que usa agenda, mas é sempre interessante poder observar os sistemas dos outros, a gente acaba descobrindo soluções para aquelas coisas que sempre incomodaram.

Como podem ver pelas cores, eu tenho quatro agendas no meu setup. As agendas azuis são do meu marido - pessoal e empresa - e eu tenho permissão de edição na agenda pessoal, assim como ele tem na minha. Isso significa que se eu pedir pra ele marcar uma consulta pra mim, ele pode verificar o melhor horário e inserir na minha agenda, ou que quando alguém liga cancelando um compromisso dele, eu posso excluir da agenda, por exemplo. (É sempre bom avisar para as pessoas quando a agenda é alterada).

Eu uso duas agendas diferentes para compromissos fixos e móveis - somente a de compromissos fixos é compartilhada. É a agenda padrão, na definição que dei anteriormente, para inserir apenas compromissos com data, prazo, hora pra acontecer.

A agenda de compromissos móveis é para minha referência. É uma agenda mais flexível, com coisas que precisam ser feitas, mas não necessariamente nesse horário. Ela serve para me lembrar que eu preciso desses intervalos de tempo para fazer coisas importantes pra mim. São compromissos que eu tenho comigo. Como costumam ser só rotinas, geralmente deixo essa agenda oculta e só visualizo quando preciso marcar alguma coisa. É algo que funciona pra mim, mas eu entendo se lhe parece confuso ou desnecessário... como eu disse, uso da agenda é algo bem particular. 

No topo do dia, aparecem os "compromissos de dia inteiro", que é onde eu marco os prazos dos clientes, por exemplo. Também uso essa área para assinalar os dias de férias, congressos e eventos cujo horário ainda não foi decidido... Eu tinha uma agenda do blog também, que usava como calendário editorial, os posts apareciam no "topo do dia", mas desde que passei a gerenciar também as redes sociais eu uso uma planilha pra isso.

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Espero que esse post tenha sido útil pra você. Importante lembrar que estamos sempre aprendendo e descobrindo formas mais eficientes de fazer o que precisa ser feito. Hoje eu faço assim, amanhã espero que esteja ainda melhor. Você tem alguma dica pra mim? Como usa a sua agenda?

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