Organização que cabe no bolso

A maior dificuldade para manter a organização não é a falta de dinheiro, tempo ou espaço. Com recursos muito simples é possível ter uma vida mais organizada. Fundamental é ter vontade de se organizar e persistência para levar pequenos hábitos adiante até que eles sejam realmente incorporados à rotina. Independente do método de organização que você venha a adotar, é importante ter ferramentas que te acompanham e que atendem às suas necessidades.



Uma ferramenta simples e que faz toda a diferença é a agenda. Eu já escrevi especialmente sobre ela, com dicas gerais sobre o uso da agenda/calendário e especificamente sobre a agenda que eu uso.  Em 2018, um dos meus objetivos é diminuir meu tempo em telas, isso significa que muito do que eu fazia digitalmente mudou para um sistema analógico. Não quer dizer que as ferramentas digitais sejam ruins - pelo contrário, elas são ótimas - elas só não me atendem para o que eu estou buscando agora.

Eu sei que estou seguindo na contramão do mundo quando digo que estou desconectando. É muito mais fácil ensinar as pessoas a se organizar com aquilo que têm nas mãos, e a maioria das pessoas têm um celular smartphone sempre à disposição. Continuo recomendando a agenda do Google - que permanece sendo uma das poucas ferramentas digitais que mantive no meu sistema de organização, pra você ver o quão boa ela é - mas quero falar sobre outras ferramentas que me ajudaram ao longo dos anos.

Para organizar as tarefas

Fazer uma lista de tarefas a fazer. Aquele exercício tão simples ao qual a gente apela no momento do desespero. Já há muito tempo as listas estão na minha rotina e para administrar essas listas eu uso o Todoist, uma ferramenta que se tornou tão essencial para mim que eu assinei a versão premium.

O Todoist me ajuda a não esquecer de algo que eu preciso fazer em determinado dia, ou quando estiver em determinado local. No Todoist eu anoto ideias para próximos textos, lembretes de coisas que eu preciso fazer em outro momento, listas de compras e de coisas que eu pretendo fazer algum dia.

Listas são ferramentas sensacionais para se organizar. Simples, práticas e eficientes. Só tem um porém: a lista não pode ser caótica ou exagerada. De nada adianta eu listar as minhas tarefas se todo dia eu preciso escrever exatamente a mesma lista que não cumpri no dia anterior.

Eu organizo as minhas listas de acordo com o GTD. Em outro post talvez eu possa mostrar exatamente como eu tenho feito, mas mesmo se você não seguir o método, o Todoist é melhor do que o bloco de notas ou a agenda de papel (no GTD não usamos a agenda para anotar tarefas, apenas compromissos) porque: ele sincroniza rapidamente em todos os dispositivos (tem app, site, extensão para navegador, extensão para Gmail...), ele tem um sistema muito bom de agendamento de tarefas recorrentes e reagendamento das tarefas atrasadas.

Isso significa que, depois da primeira alimentação do aplicativo, ele trabalha mais pra você do que você pra ele.

Para organizar arquivos

A nuvem é onde a gente deve guardar todos os arquivos importantes que não podem ser perdidos. Sabe aquela história da Fulana que perdeu todo o TCC porque o computador quebrou? Hoje o meu computador pode ser formatado sem backup porque ele é feito automaticamente - todos os arquivos importantes estão na nuvem.

Que nuvem? Vamos apurar essa história de nuvem. Imagina que lá na Internet (aqui na Internet?) existam vários depósitos, como aqueles que a gente vê em filmes. Você tem direito a um armário nesse depósito para guardar as suas coisas - que pode aumentar de tamanho até se tornar um container, um navio, um armazém inteiro se você quiser pagar por isso ou se trocar favores com o dono do depósito, por exemplo, se convidar seus amigos para guardar as coisas lá também.

Eu vou deixar você pesquisar no Google para os detalhes mais complexos, mas o importante a saber é que: 1) o armazém precisa ser grande e confiável, 2) você precisa conseguir acessar os seus arquivos a partir de qualquer dispositivo, inclusive do seu celular e, 3) sempre é bom ter cópia dos arquivos fundamentais em mais de uma nuvem. Vai que. Eu uso Dropbox e Google Drive, sendo este último apenas backup do backup - não é de onde eu normalmente acesso os meus arquivos.

Com os arquivos em nuvem, você também pode acessá-los remotamente, por exemplo, do seu celular, ou de outro computador, tendo a opção de baixar o arquivo no dispositivo que está usando, apenas visualizar o documento, ou compartilhar com outra pessoa... Isso salva muito a minha vida!

É claro que ter arquivos na nuvem não significa que eles estão organizados, apenas estão seguros - a probabilidade de que você perca os arquivos em nuvens é infinitamente menor do que a de perder o que está salvo apenas no seu HD. No entanto, segurança, confiabilidade e consciência de onde estão os seus documentos são características importantes de um sistema organizado.

A mesma segurança a gente tem quando guarda as coisas no Evernote, uma ferramenta muito boa para organizar conteúdos mais complexos do que uma lista de tarefas, mas que não precisam estar em um arquivo do Word, por exemplo. São anotações, fotos, rascunhos, coisas que eu quero guardar e acessar rapidamente de qualquer lugar, por exemplo, o panfleto do encanador ou as anotações de uma palestra.

Eu uso o Evernote para arquivo de referência e organização de projetos. Por estar num nível mais amplo, eu não acesso o Evernote tanto quanto o Todoist, por exemplo.


Como referência: Quando eu preciso guardar uma coisa que eu sei que preciso consultar mais tarde - uma informação, uma pequena lista, uma anotação, uma foto, um site... eu salvo no Evernote. É importante ter um lugar para centralizar esse tipo de informações, isso evita a fadiga na hora de procurar. Não precisar procurar uma informação em vários lugares diferentes economiza muito o meu tempo, e o Evernote tem um sistema de busca muito bom, que rapidamente encontra o que eu guardei ali.

Como organização de projetos: Uso o Evernote para ter uma perspectiva macro do que está acontecendo. São vários os métodos de organização que classificam os níveis de profundidade e amplitude dos nossos afazeres. As categorias mais amplas e profundas não precisam ser consultadas diariamente, mas precisam ser revisadas regularmente e, portanto, precisam estar seguras e acessíveis.

Para organizar as finanças

Há muitos aplicativos bons para organizar as finanças pessoais, são muitas opções bacanas para escolher. Para mim, um bom aplicativo de finanças pessoais precisa dar uma visão clara do resumo do mês. A ferramenta fundamental - adicionar uma nova transação (receita ou despesa) precisa ser fácil e rápida. O aplicativo precisa gerar bons relatórios para que eu possa tomar decisões financeiras.

Além disso, aqui em casa temos uma demanda muito específica: a possibilidade de gerenciar uma conta com mais de um usuário. Acabamos usando a possibilidade de conectar com o mesmo usuário em mais de um dispositivo, mas não é o ideal. No momento, estamos usando o ZeroPaper, mas outras opções muito boas são o Mobills e o Organizze.

Para organizar os livros

Eu já experimentei vários softwares para gerenciar a biblioteca pessoal - nunca cheguei a comprar porque é uma biblioteca pessoal. Acabei desistindo e, passei a fazer essa organização em planilhas, mas ultimamente até o querido Excel está ficando de lado, as planilhas já não são atualizadas há algum tempo porque eu tenho feito toda a gestão da biblioteca pelo Skoob.

Eu uso o Skoob desde quando o aplicativo não existia. As primeiras versões do app eram difíceis de usar. Hoje é muito prático organizar a biblioteca pelo celular. Eu usava o Skoob principalmente para ter um histórico das minhas leituras, mas agora mantenho também um belo registro dos livros que tenho e dos que eu quero ter #ficadica.

O Skoob não foi criado para gerenciar bibliotecas, mas para ser uma comunidade de leitores. Você pode cadastrar na sua conta os livros que já leu e os que pretende ler um dia - uma lista contextualizada. Com os livros que está lendo, você pode manter um histórico de leituras, fazendo comentários e interagindo com outros leitores. Na página do livro também é possível deixar uma resenha.

No Skoob também há grupos de interesse para interação com outros usuários e uma bela ferramenta de troca de livros - eu particularmente não uso, mas tenho amigos que são. São raros os casos de trocas que dão errado, a maioria das histórias tem final feliz.

Para organizar outras leituras
O Skoob é útil para dar conta dos livros, HQs e revistas que você lê, mas isso não é tudo, né? Hoje em dia a gente lê muita coisa pela internet, como esse blog aqui. Eu sigo vários blogs e canais, e para concentrar todos eles em um lugar só e nunca perder nada eu uso o Feedly.

O Feedly, melhor aplicativo para os órfãos do Google Reader, reúne todos os posts dos seus blogs e portais favoritos. Basta cadasrar os sites que você acessa para nunca mais perder uma publicação. Hoje em dia as pessoas seguem muitas páginas, canais, parece que seguir blogs está ficando ultrapassado... mas eu ainda uso o Feedly porque ainda sigo muita gente por lá, é um conteúdo que eu não quero perder.

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